Komplexitätsfallen und Kompetenznotwendigkeiten in IT-Projekten…

Neh­men wir an, Sie haben sich nach vie­len Abwä­gun­gen ent­schie­den, aus Ihrer Miet­woh­nung aus­zu­zie­hen und unter die Haus­ei­gen­tü­mer zu gehen. Sie beschäf­ti­gen sich nun mit den ers­ten wesent­li­chen Fra­gen zum anste­hen­den Bau­pro­jekt und ver­su­chen, sich ein Bild Ihres zukünf­ti­gen Domi­zils zu machen – wel­che Fra­gen erge­ben sich?

  • Wo soll das Haus ste­hen?
  • Wie und mit wel­chem mone­tä­ren Mit­teln wol­len Sie Ihren Haus­t­raum finan­zie­ren?
  • Soll es ein Fer­tig­haus wer­den oder doch lie­ber ein Archi­tek­ten­uni­kat?
  • Wer wird der Part­ner für die Umset­zung?
  • Wer über­wacht und koor­di­niert das Pro­jekt?

Es gibt eine Viel­zahl von Fra­gen, die Ihnen spon­tan ein­fal­len wür­den und die als Basis für die anste­hen­den Her­aus­for­de­run­gen die­nen könn­ten. Die­se sach­li­chen Fra­ge­stel­lun­gen rei­hen sich dabei line­ar anein­an­der und erge­ben einen ver­meint­lich strin­gen­ten Pro­jekt­ver­lauf zur Errei­chung Ihres Zie­les – dem Ein­zug in Ihrem neu­en Heim.

  1. Ent­schei­dung über den Stand­ort…
  2. Ent­schei­dung über die Haus­form…
  3. Ent­schei­dung über die Finan­zie­rungs­art…
  4. Ent­schei­dung über die Umset­zungs­part­ner…
  5. Behörd­li­che Geneh­mi­gungs­pha­se und Pro­jekt­pla­nung…
  6. Ers­ter Spa­ten­stich…
  7. Roh­bau­pha­se…
  8. Innen­aus­bau­pha­se…
  9. Erstel­lung der Außen­an­la­gen…
  10. Ein­zug…

So oder so ähn­lich sehen die gro­ben Pha­sen aus und alle Betei­lig­ten nen­nen Ihnen in die­sen Abschnit­ten ziem­lich genaue Ter­mi­ne und Mei­len­stei­ne, sichern Leis­tun­gen und spe­zi­fi­sche Qua­li­tä­ten zu, die bei genau­em Hin­se­hen nicht zutref­fen kön­nen. Eine Ver­zö­ge­rung hät­te schon zu die­sem Zeit­punkt pro­gnos­ti­ziert wer­den kön­nen. Die­se häu­fi­ge Fehl­be­ur­tei­lung der Rea­li­tät basiert auf der Annah­me, dass tau­sen­de Immo­bi­li­en die­ser Art erstellt wur­den und der exter­ne Beob­ach­ter nur das fer­ti­ge und bewohn­te Haus vor Augen hat. Hier­bei sind es vor allem kom­ple­xe Wech­sel­wir­kun­gen zwi­schen den ein­zel­nen Abschnit­ten, die Ihre Pro­jekt­pla­nung nach­hal­tig beein­flus­sen – und sehr häu­fig Bau­her­ren ver­zwei­feln las­sen, da sie sich dem Vor­stel­lungs­ver­mö­gen ent­zie­hen.

Der Pro­jekt­plan endet mit dem Ein­zug, genau­so wie am Ende der meis­ten IT-Vor­ha­ben der „Ein­zug“ der neu­en Soft­ware steht. Sind wir hier wirk­lich am Ende?

Nein, denn in die­ser Betrach­tung wer­den weder zwi­schen­mensch­li­che Frik­tio­nen noch die lang­fris­ti­gen emo­tio­na­len Wir­kun­gen betrach­tet. Die­se Tat­sa­che ergibt sich auch schon aus den zu Beginn gestell­ten Fra­gen, die zwi­schen­mensch­li­che Inter­ak­tio­nen, Abhän­gig­kei­ten und Motiv­la­gen grund­le­gend aus­blen­den.

Dar­über hin­aus ist die Basis eine linea­re Pla­nung, die nicht hin­rei­chend die Ver­netzt­heit des Gesamt­sys­tems berück­sich­tigt und die Not­wen­dig­keit ent­schei­dungs­re­le­van­ter Füh­rung bei dyna­mi­schen Ver­än­de­run­gen in den ver­schie­de­nen Pha­sen außer Acht lässt. Dabei gilt es, bei einer begrenz­ten Ver­füg­bar­keit von Infor­ma­tio­nen zur Ent­schei­dungs­be­wer­tung den Gesamt­kom­plex und die zuge­hö­ri­gen Men­schen zusam­men­zu­hal­ten. Die Ver­ant­wort­li­chen müs­sen ver­ste­hen, dass es kei­nen kom­ple­xen Pro­jekt­plan geben kann , der ein mehr­jäh­ri­ges Vor­ha­ben abschlie­ßend und risi­ko­frei abbil­det.

Betrach­ten wir das gan­ze vor dem Hin­ter­grund typi­scher IT- Pro­jek­te:

Die Fra­gen zu Beginn von kom­ple­xen IT-Vor­ha­ben ähneln unse­rer Erfah­rung nach sehr den Fra­gen des Haus­bau­bei­spiels. Es ste­hen vor allem Sach­er­wä­gun­gen im Mit­tel­punkt, die auch der Annah­me fol­gen, dass die­se Soft­ware schon tau­sen­de Male in ähn­li­cher Wei­se durch den gewähl­ten Part­ner ein­ge­führt wur­de.

Die Finan­zie­rung steht, das Pro­jekt­team ist aus­ge­wählt, die Aus­schrei­bung wur­de durch­ge­führt, die Erwar­tun­gen, Pro­zes­se sowie Funk­tio­nen defi­niert – das Las­ten­heft liegt vor. Nach den ers­ten Inter­viewrun­den prä­sen­tiert der Lie­fe­rant einen sehr dezi­dier­ten Pro­jekt­plan, mit allen Ter­mi­nen und Mei­len­stei­nen bis zum Go-Live.

Der Pro­jekt­plan basiert auf den Infor­ma­tio­nen der Aus­schrei­bungs­pha­se, dem Las­ten­heft und den Zusät­zen der Initi­al­ge­sprä­che. Er basiert defi­ni­tiv nicht auf kul­tu­rel­len Erwä­gun­gen, für die etwa Fra­gen rele­vant wären wie:

  • Wie ist die Geschich­te des Unter­neh­mens?“
  • Wel­che Bedeu­tung hat die der­zei­ti­ge Soft­ware­land­schaft?“
  • Wel­che infor­mel­len Struk­tu­ren gibt es?“
  • Wie funk­tio­niert die Kom­mu­ni­ka­ti­on im Unter­neh­men?“
  • Wie gehen die Men­schen mit Wis­sen um, wie wird geführt und wel­che Betei­li­gungs­kul­tur liegt vor?“

Ins­be­son­de­re die­se Fra­gen erge­ben einen geschlos­se­nen Blick auf die Pro­zes­se und vor allem auch – unter Anwen­dung der rich­ti­gen Fra­ge­tech­nik – auf die infor­mel­len Abläu­fe. Die­se sol­len zwar nicht in der neu­en Soft­ware abge­bil­det wer­den, aber die­se zu igno­rie­ren erzeugt spä­tes­tens bei der Ein­füh­rung der neu­en Soft­ware spe­zi­fi­sche Wider­stän­de.

Vor­han­de­ne Abwehr­hal­tun­gen gegen das Vor­ha­ben gilt es, früh­zei­tig zu iden­ti­fi­zie­ren und nicht zu unter­drü­cken, son­dern zu bear­bei­ten.

Ins­be­son­de­re die Fra­ge nach der pas­sen­den Lei­tung sol­cher Vor­ha­ben ist pro­jekt­ent­schei­dend, denn es ist bekann­ter­ma­ßen nicht immer der Archi­tekt der bes­te Pro­jekt­lei­ter beim Haus­bau. Für fach­li­che Spe­zia­lis­ten, die zwar ein Bild des End­pro­duk­tes haben, ist es oft schwie­rig, sich auf die dazwi­schen­lie­gen­den Pha­sen und die damit ein­her­ge­hen­den Pro­ble­me der Kom­ple­xi­tät ein­zu­stel­len. So mag es zeich­ne­ri­sche Lösun­gen geben, die für den Archi­tek­ten aus gestal­te­ri­scher Sicht bril­lant sind, aller­dings funk­tio­na­len Kri­te­ri­en kaum stand­hal­ten. So ähn­lich geht es auch vie­len IT-Pro­jekt­lei­tern.

Es erge­ben sich in Fol­ge des­sen sehr oft linea­re Pro­jekt­plä­ne, die auf den ers­ten Blick nur abge­ar­bei­tet wer­den müs­sen. Die­se Plä­ne gehen aller­dings davon aus, dass die ein­zel­nen Pha­sen sich kaum gegen­sei­tig beein­flus­sen. Es gibt berühm­te Fäl­le in der Geschich­te, die die­ser Annah­me auf­ge­ses­sen sind. Haben Sie sich mal mit den Gescheh­nis­sen bei der Tscher­no­byl-Kata­stro­phe am 26.4.1986 aus­ein­an­der­ge­setzt? Nein? Das soll­ten Sie tun, denn die han­deln­den Per­so­nen waren alles fach­li­che Spe­zia­lis­ten. Und trotz ein­deu­ti­ger Warn­si­gna­le wur­den vor­ge­schrie­be­ne Rou­ti­nen über­gan­gen und der geplan­te Test­lauf line­ar abge­ar­bei­tet.

Auch IT-Vor­ha­ben sind kei­ne rei­nen IT-Pro­jek­te, son­dern viel­mehr Orga­ni­sa­ti­ons­ver­än­de­run­gen, die einer spe­zi­fi­schen Dyna­mik fol­gen. Die Füh­rungs­an­for­de­run­gen und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­not­wen­dig­kei­ten kön­nen nicht den typi­schen Orga­ni­sa­ti­ons­rou­ti­nen fol­gen, da das Sys­tem sich so nicht hin­rei­chend auf die vor­han­de­ne Kom­ple­xi­tät des Vor­ha­bens ein­stel­len kann. Es bedarf der Fähig­keit der „Rück­wärts­pla­nung“ und Berück­sich­ti­gung spe­zi­fi­scher Even­tua­li­tä­ten, wobei hier Ent­schei­dungs­wil­len trotz teil­wei­se dif­fu­ser Infor­ma­ti­ons­la­ge gefragt ist.

Die Kom­ple­xi­tät von IT- Pro­jek­ten ergibt sich weni­ger aus den fach­lich-tech­ni­schen Fra­ge­stel­lun­gen, son­dern viel­mehr aus den mensch­li­chen Inter­ak­tio­nen und der Ver­netzt­heit der pha­sen­be­zo­ge­nen Ein­zel­merk­ma­le.

Somit erge­ben sich spe­zi­fi­sche Kom­pe­ten­zen für die Ver­ant­wort­li­chen:

  • Pla­nungs­fä­hig­keit im Sin­ne der Bewer­tung von mehr­di­men­sio­na­len
  • Abhän­gig­kei­ten (Zie­le, Struk­tur, Pro­zess, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Kul­tur)
  • Weni­ger Fach­spe­zia­list als Orga­ni­sa­ti­ons­spe­zia­list Weni­ger Steue­rung
  • der fach­li­chen Pro­jek­tan­tei­le und Pha­se, son­dern Fähig­keit
  • ent­ste­hen­de Kon­flik­te anzu­spre­chen und zu bear­bei­ten Ver­mitt­lung der
  • Bedeu­tung und Erzeu­gung von Invol­viert­heit bei den
  • Gesamt­ver­ant­wort­li­chen Fähig­keit zur Dar­stel­lung des
  • orga­ni­sa­to­ri­schen Nut­zen­po­ten­ti­als

Wenn die­se Fak­to­ren berück­sich­tigt wer­den, dann wird der auf­ge­stell­te Fahr­plan nicht zur Agen­da eines Sanie­rungs­pro­jek­tes, son­dern zu einer erfolg­rei­chen Ver­än­de­rung einer Orga­ni­sa­ti­on unter Nut­zung tech­ni­scher Mög­lich­kei­ten.

Kim Klei­nert




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